一般質問「会議等のペーパーレス化推進について」2013-09-06

9月議会では3項目について質問しました。

このページは、「会議等のペーパーレス化推進について」の内容です。
この日の一般質問全文PDFファイルはこちらをご参照ください

質問項目「会議等のペーパーレス化推進について」

市職員が資料作成などの業務に使用する機器と、ネットワーク体制はどのようなものか概要を示されたい
- 使用するパソコン／ソフトの種類は一般的なものであるのか
- イントラネットの概要
会議等のペーパーレス化がなされないのはなぜか
- 具体的に障害となっているモノは何か
- 部分的な試行など検討されないのか

質問内容「会議等のペーパーレス化推進について」

続いて「会議等のペーパーレス化推進について」の質問です。
なぜこういった質問をしましたかと言いますと、このペーパーレス化というのは、あらゆる組織でもう実践をされておりまして、もう随分前から言われていることで、逆に今は、もはや死語みたいな気がするような言葉でございます。それほど当たり前に行われていることでありながら、この行政の組織というものは、ある意味、一番立ち遅れているのではないかなということを感じたからでございます。
私、４月にこうして議員にならせていただいて、活動を開始させていただいて、さまざまな資料をいただきます。現在、もう既に机の端から端までファイルでいっぱいでございます。そのような紙の資料を日々いただきながら、その中で溺れるような感覚で、議員活動をさせていただいております。中にはですね、メールで案内をいただけるというシステムもありまして、ＦＡＸではない分、随分楽だなという気はいたしておりますけれども、それにしても、逐一さまざまな会議が紙、紙、紙でございます。ぜひこの点を改善、少しでもできないかということでですね、この質問をさせていただいたところでございます。

ということで、現在、市職員の皆さんが、資料作成などの業務に使用する機械と、それとネットワークの体制というものは、どういうふうになっているのかを示していただきたいと思います。
具体的には使用するパソコン、そしてソフトの種類は一般的なものなのかどうか、それほど特殊なものであるかどうかだけ確認をさせていただきたい。
そして、また、ネットワークの状況はどういうふうになっているのか。そして会議等のペーパーレス化がなされないのは、なぜなのでしょうかということで、具体的に障害となっているものは何でしょうかということです。これがある特定の人の場合は、オブラートに包んで答えていただいて結構でございますけれども、部分的な試行など検討をなされたことはないのかということ。
以上、質問とさせていただきます。お答えをお願いします。

総務部長（岸　和之君）　
ただいまの会議等のペーパーレス化推進についてのご質問にお答えをいたします。
まず、一点目に、市職員が資料作成などの業務に使用する機器と、ネットワーク体制についてのお尋ねでございますが、その中でも、最初に、使用するパソコン・ソフトの種類につきましては、職員が使用しておりますパソコンは、一般に市販されております、事務用のウインドウズパソコンでございます。また、ソフトにつきましては、職員間、そして国及び他の自治体との互換性を保つため、ワード、エクセルなど、一般的なものを使用しているところでございます。次に、ネットワークの状況、イントラネットの概要につきましては、イントラネットは、企業内など限定された範囲でのコンピューターネットワークのことでございますが、本市におきましても、イントラネットを構築し、本庁、支所及び出先機関の職員用パソコンをネットワークで結んで、ハード、ソフトの共通化及びデータの共有化を図っているところでございます。
２点目に、会議等のペーパーレス化推進についての、まず、具体的に障害になっているもののお尋ねでございますが、会議等のペーパーレス化は、紙による資料をなくし、パソコン上でのファイル操作や画面表示で代替しようとする取り組みでございます。ペーパーレス化を推進するうえでの、本市における課題は、大きく分けて３つあると考えております。
一つは「人的な面」、二つ目には「費用面」及び「危機管理面」の３点であると考えております。
まず、「人的な面」につきましては、ペーパーレス化する会議の範囲、対象者、資料の閲覧方法などのルールづくりと、ペーパーレス化を前提とした資料作成や、操作方法などの教育研修が必要であると考えております。
次に、「費用面」につきましては、会議場所、ペーパーレス化の度合いによっては、パソコン、ディスプレイなど、ハードや専用ソフトの追加導入が必要になると考えております。
最後に、「危機管理面」につきましては、情報の漏えい、改ざん、不正使用などへの対策が必要であると考えているところでございます。次に、部分的な試行など検討を行ったのかというお尋ねでございますが、会議におけるペーパーレス化につきましては、これまで役所内の会議におきまして、パソコンを使用して試行したことはございますが、先ほど申しあげましたような課題があるため、恒常的に定着するまでは至っていないところでございます。
なお、住民説明会などでは、スクリーン投影によるペーパーレス化が、かなり浸透してきているところでございます。ハード、ソフトとも今後の技術進歩によって、ペーパーレス化に向けたハードルは低くなるものと思われ、本市におきましても、会議等におけるペーパーレス化を検討してまいりたいと考えております。なお、会議ではございませんが、組織内の通知文書、会議室及び公用車の使用申請などは、基本的にペーパーレス化しております。また、紙資料の削減につきましても、裏紙使用、両面印刷、縮小印刷などに、取り組んでいるところでございます。以上、答弁とさせていただきます。

前段で質問いたしました部分は、要するに、ペーパーレスはすぐできる状況かどうかということをお聞きしたものでございまして、お答えからしますと、すぐできるんだということが確認をされたところでございます。
それをできない理由として、先ほど、人的な要因そして費用面、セキュリティ面ということをあげられました。
しかしながら、やはり一番この面では、行政として立ち遅れている面です、ぜひ部分的でもいいですから、そして資料を例えば配付するときだけでもいいので、データでもらったほうがありがたいという人間もいるはずです。そういったことから取り組んでいただきたいと思います。

昨日ニュースで、大手の教科書出版社１３社が、教科書の電子データ化を進めて、共同で閲覧ソフトを開発するというニュースを目にいたしました。２０１５年度から、試験的に開始をしてみるというようなニュースでしたですけれども、このように、ペーパーレス化というものは、社会の中に浸透しております。
また、大手航空会社では、今まで分厚いマニュアルを飛行機の中に持ち込んで、それぞれの人間が持ち込んでいたのを、いわゆる、今現在、タブレットと呼ばれる、パソコンよりももう一方小さくて閲覧性の高い機器があるのですけれども、そういったものに取り込んで、全員がそれを持って入っていくと、６，０００人ばかりの職員全員に配布しても、逆にそのほうが、紙で印刷したマニュアルをつくるよりも、経費の節減になるという方向で導入されたというニュースも、過去に読んだことがあります。
ぜひ、先ほどプロジェクターで投影して、ペーパーレス化をしているという事例も、実際に試されているということですので、そういったことからでよいので、ぜひこの点につきまして進めていただきたい。さらに検討を加えていただきたいということでございます。以上で、質問を終わらせていただきます。